『科学が認めた予定の立て方』 勉強/ビジネスのタスク管理方法まとめ



今日のテーマは『科学的な予定の立て方』。時間通りにタスクをこなすスケジュール管理法を調べたのでまとめます。

ところで1日が短いと感じることはありませんか?僕はめっちゃあります。たとえば、

  • 『新しく買った本を読みたい』
  • 『でも最近描き始めたイラストも仕上げたい』
  • 『溜まってる仕事もやらなきゃ』

…で、全部こなせるように計画を練ってみたつもりが、結局どれも進まないのはよくある話ですな。

てことで、そんな状況を打破する科学的方法をご紹介しましょー。

「つーわけでスタートだッ」「よろしくおねがいしますッ」

【予定の立て方3つの誤り】

予定の立て方を調べるほど、ぼくらは以下3つの誤りを抱きやすいことがわかりました。

  • 計画や目標はブレてはいけない
  • スケジュールの余白はガッチリ埋めなきゃいけない
  • 将来の夢、目標を持たなくてはいけない

これらはハーバード大学、ロンドン大学など多くの研究機関データにより否定されています。

えぇッ!?

「将来の夢とかクソだから持つな」ってのが近代科学の結論なんですな。

正しい認識:計画は「変えまくるもの」「失敗を前提にする」こと

現代科学における正しい認識はこう。

計画や目標は柔軟に変えなくてはいけない

現代は変化が激しすぎるので柔軟に対応が必要。一度決めた目標や計画を前言撤回してルート変更するいさぎよさがある方が有利(古い体制の企業や組織を見てるとよくわかりますねぇ)

急な変更に備えてスケジュールは余白をつくらなくてはいけない

科学では「人間の意思力を信じない」のが定説。よって挫折や失敗の可能性は、あらかじめスケジュールに組み込んでおくべし。

目先に満足できる目標がなければモチベーションは続かない

人間のモチベーションは「行動が報われてる(前進してる)」感覚がないければ保てないとわかっている。よって叶うまでに時間がかかる大きな夢、目標は燃え尽き症候群になりやすい。

このように、一般的に思われてるセオリーが多くが統計で否定されてたりするのでござんす。

本当に解決すべき問題は『計画錯誤』という罠

解決すべき問題点をまとめましょう。まず対策が必要なのは『計画錯誤』と、よばれる人間の性質です。

計画錯誤とは『人は自分の時間や計画を甘く見積もる傾向にある』心理のこと。たとえば「1時間で終わるだろ」と思ってたタスクが2時間も、3時間もかかることがありますよね、あれです。

名付け親はノーベル経済学賞も受賞したダニエル・カーネマン氏。カーネマン氏も計画錯誤に陥ったエピソードがあるぐらいなので、どんなに優秀な人間でも陥る危険性があるわけですな。

人は自分のポテンシャルや持ち時間を考慮せず『こうあって欲しい』という願望で計画を立ててしまいます。たとえば『2時間で1枚絵を描く』という予定は、自分が絵を描く時間の平均を予測した時間ではなく『2時間で描きたいから』そう設定されてることが多いというわけですね。

解決策は『客観的視点』を持つこと

計画錯誤の原因は『自分の持ち時間を客観視できない』ことです。

たとえば『絵を描くのに平均3時間かかる』という客観的データを把握してれば『1時間で終わる』なんて予定を立てることはないわけですな。

ものごとを客観的に順序立てる方法をしれば、計画錯誤は回避できて目標達成率も大幅に上がります。

うーん…難しいんですねぇ そこで心理学なんだ

主観を排除した客観的なノウハウこそ心理学でござる。

計画錯誤を打破するには『科学的に正しい計画の立て方、否定されている計画の立て方』両方を知ればOK。

計画錯誤打破!2つの事前準備

計画錯誤を打破するためにまず以下を行いましょう。

  • 自分の行動の時間を計測する
  • 適切な時間を確保する

自分の行動の時間を計測する

多くの人が計画錯誤にハマる理由は『自分が何にどれぐらい時間をかけてるか?』知らないからです。

てことでまずは、2週間ほどかけて日々おこなってるタスクの時間を計測すると良さげ。

例えば毎日YouTubeに動画投稿するなら以下のように把握します。

  1. ネタ探しのために他のYou Tuberの動画探し(1時間)
  2. 良いネタを見つけたので内容をまとめる(1時間)
  3. 余計な映像を見てしまった時間(30分)
  4. カメラをセッティングする(10分)
  5. 動画撮影(1時間)
  6. 休憩(10分)
  7. 編集用パソコン立ち上げ(2分)
  8. 編集ソフト起動(2分)
  9. 動画編集(2時間)
  10. アップロード(2時間)

みたいな感じ。何をするにもストップウォッチで計測することが必要なんですな(そりゃそうだ)

適切な時間を確保し区切る

時間を測ったらタスクに必要な時間を確保します。

この際、キッチリ埋めると失敗するので前後に余白をつけましょう。例えばイラストを描くために平均1時間と計測したなら前後30分を白紙スケジュールにしておくのです。

もうどうにでもなれ効果に気を付ける

『もうどうにでもなれ効果』にも注意しましょう。

もうどうにでもなれ効果とは、ざっくりいえば自暴自棄のこと。「今日はもういいや」と投げ出す心理のことです。

例えばダイエット中でカロリー制限していたのに同僚に誘われてお菓子を食べてしまった。合理的に考えればここでストップすればいいものを『もうどうにでもなれ効果』が発動すると『今日はもう好きなだけ食べていいや』と投槍になります。

これを回避するには『失敗』をあらかじめ想定するのがナイス。たとえば、

  • 1時間で終わるタスクには1時間半のスケジュールを割り振る(余白を作る)
  • if-thenプランニングで失敗したときの代替え案を用意しておく

if-thenプランニングの例:お菓子を食べてしまった→夕飯のおかずを1品だけ少なくしてみる

なるほどです

3つの誤ったゴール設定

計画とは何のために行うものなのか?もちろんゴールに辿り着くためです。

よって計画前に適切なゴールを設定する必要がありますが、これが中々難しいんですよねぇ。

てことで、ハーバードビジネススクール研究チームが発表した『やりがちな3つの誤ったゴール設定』をご紹介しましょう。

それがこちらッ
  1. 明確なゴールを設定しすぎる
  2. ゴールをたくさん設定しすぎる
  3. ショート・ターミズムに陥る

明確なゴールを設定しすぎる

ゴールを綿密にし過ぎるとモチベーション低下を招きくそうな。常に『到達できてない』という不満足感が募りますからねぇ。

我々はゴールを綿密にするほど条件にしばられて柔軟さを失います。すると後から計画の間違いに気づいても修正ができなくなるんですな。

前述したように計画は常に失敗を許容する範囲を用意しなくては挫折の元になります。ゴール設定も同様なのです。

ゴールをたくさん設定しすぎる

現代心理学では『目標のゴールは少なく』が鉄則。ゴールがいっぱいあると、簡単なことにしか取り組まなくなるからです。

ゴールが多いと確認すべき数字が増えてしまい脳内がマルチタスクになります。たとえばYouTubeの収益も確認し、再生数も確認に、高評価の数も確認し、チャンネル登録者数も確認し…と多くの数字(ゴール)の確認は時間を圧迫するしストレスの元。

ゴールは「あなたの目的を集約した数字」だけ確認できればOK。例えばブロガーになりたいなら「ブログPV数だけを見る」のように、1~3つだけを把握するようにした方が良いとのこと。

ショート・ターミズムに陥る

『2』の延長になりますがショート・ターミズムという現象にも気をつけましょう。小さなゴールを達成したら満足してしまい、その後は何もしなくなる心理のことです。

小さな目標を達成した後に『今日はよく頑張ったから続きはまた今度!』と思ってしまいがちな人は要注意。逆にそこで頑張れれば飛躍するチャンスなので『おや?これはショート・ターミズムでは…?』と疑う視点を持っておきましょう。

というわけなんだぜッ

てことで、以上3つには陥らないように注意しましょー。

もっとも科学根拠のある予定の立て方:MACの原則

現時点で最も科学的信憑性が高いと言われているのはアイントホーフェン工科大学がメタ分析した『MACの原則』です。

※メタ分析=論文をまとめた論文のこと

M、A、Cの3要素でゴールを設定できれば目標達成しやすくなるそうな。

M…メジャラブル(測定可能性)

ゴールは曖昧な概念ではなく、数字で可視化できなくてはいけない。

  • 例:「1キロ痩せる!」「売上を1ヶ月10万円増やす!」「チャンネル登録者数300人増やす」

A…アクショナブル(行動可能性)

ゴールの数字に辿り着くまでのプロセスを具体的に書き込めること。たとえば、

  1. 例:1ヵ月で売上10万円増やすには?
  2. 商品の客単価1万円なら10人に買ってもらう必要がある
  3. 1ヵ月で達成するには3日に1日購入してもらう必要ある
  4. 自分のセールスレターの制約率は1%なので100人集客すれば1本売れる
  5. つまり1日33人集客すればOK
  6. そのためにYouTubeを利用しよう

みたいな感じっすね。

C…コンピテント(的確性)

選択に迷ったら『自分の価値観に合うかどうか』を基準にするとよいとのこと。たとえば人生の目的が『自由に生きること』なら

  • ×月100万円稼げるけど1日8時間拘束される仕事
  • ○月20万円だけど拘束時間がなく場所を選べる仕事

↑という感じですな。

MACの具体例がこちら

MACの具体例も書いておきます。たとえばノートに以下のようにまとめておくと思い出しやすいかと。

  • C…人生の目的:スマホ一台で世界中を自由に旅して生きる
  • M…ゴール:毎月50万円の自動収入を得る
  • A…プロセス:月50万円得るには→1日18,000円稼ぐ必要がある→ブログをやろう→

Aはもっと細かく「ここまで分解すればすぐ行動できるな」というとこまで決めてOKです。

長期、中期、短期の予定の立て方

前述したMACは3パターン用意しておくと良さげです。

  • 長期予定→人生の目標
  • 中期予定→長期目標達成のため半年~一年取り組むこと
  • 短期予定→中期目標達成のための日々のスケジュール

長期予定の立て方

長期目標は人生の目的とイメージすればOK。MACの原則のC(コンピテント)ですな。

正解、不正解はないので「イライラが少ない生活」「誰かの役に立つ生活」「毎日絵を描く生活」など何でもOK。あなたの人生観で決定しましょう。

ちなみに途中で変わっても全然OK。むしろ柔軟に前言撤回する勇気をもつことを科学者たちは推奨しています。一度決めたことに固執すると時代の変化に対応できませんからねぇ。

中期予定の立て方

中期目標は長期目標を達成するために半年~一年単位で行う物事です。

例えば「自宅で自由に仕事したい!」という目標から逆算し「じゃあYouTubeで動画配信してみようか?」「いや待てよ、ブログをやってみようか?」と考えて実行していくわけですな。

「1キロ痩せたい」ならどんなダイエット方法を試すか。「漫画家になりたい」ならどんな漫画をどこにリリースするか決めて実行します。

もちろん途中で変わってOK。例えば「自宅で自由に仕事したい」というコンピテントを満たすためにYouTubeを始めたけどどうもしっくりこないならブログに切り替えてOKだし、あるいは両方試してもOK。

最もダメなのはコンピテントを忘れてしまうことです。例えば自由になりたくて始めた仕事なら「これを続けた先に自由はない」と気づいた時点で軌道修正したほうがいいのですな。

短期予定の立て方(日々のスケジュール)

短期目標は中期目標を達成するために日々達成すべき課題のことです。

例「1キロ痩せたい」→「HIITダイエットを試そう」→【日々どうやってHIITをこなす?

短期目標をこなすにはやるべきことを日々の習慣にする必要があります。例えばYouTuberになるという中期目標を叶えるには、日々動画投稿する習慣をつけなくてはいけませんね。

その方法は以前まとめてるので参考にどうぞ。

わかりました

スケジュールを最適化する体内時計の心理知識

最後に体内時計に合わせて1日のスケジュールを最適化する方法をご紹介。

運動するにしても、読書するにしても、クロノタイプ(体内時計)に合った時間の方がパフォーマンスは高まることが分かっています。

ちなみに、体内時計は個々に細かく違うので以下のまとめも参考にどうぞ。

ここでは、おおよそ多くの人に当てはまる時間帯をご紹介します。

以下のとおりだ

決断に向いてる時間とは

目覚めて2時間以内は脳の集中力が最も高く、生産性が高まりやすいと言われています。睡眠で回復した脳が体力マックスだからですな。

なので頭を使うタスクは脳が疲労していない午前中に行うのがベスト。例えば1日の予定を立てたり、中期、長期目標の見直しをするのもいいでしょう。

逆に頭を使う作業に向いてないのは夜。例えば午前中に15分で行えるタスクは昼にやると30分かかり、夜にやれば2時間かかると言われています。

夜はアイディアを浮かべることや午前中の復習に利用し、翌朝そのアイディアをまとめるのがいいかもしれませんね。

勉強に向いてる時間とは

人間の脳は『学習取得モード』という時間帯があり、この時間帯は新しい情報への集中力が増します。学習取得モードは2種類あり、このどちからです。

  • 午前型10:00~14:00
  • 午後型16:00~22:00

両方の時間に読書などをしてみて、しっくりくる時間帯を探してみてください。

たとえば午後型の人は新しい知識の学習は午後に行い、午前中は運動やアイディア出しに使うといいかもしれませんな。

学習に向いてない時間とは

クロノタイプの種類に関わらず、午前4:00~7:00は学習機能が著しく下がることがわかっています。

午前中の方が頭が冴えるとはいえ早すぎるのもよくないんですねー。

集中力が低下する時間とは

個人差はありますが21:00~23:00は脳が緩和モードに入り、新しい情報を取得しにくくなります。

その時間帯は集中力が低下しやすいですが、代わりに新しいアイディアが浮かびやすくなる利点もありまっせ。集中を放棄し遊ぶ時間にしつつ、アイディアに備えておくといいかもです。

てことで以上です。では、ばいびー♥

一歩さきをゆくタスク管理術が身につく書籍3選

一歩先をゆくスキルが身につく3冊

最後に恒例の、おすすめ書籍コーナー。

今回は「タスク管理(スケジュール管理)」の方法を学べる本をピックアップ。

1440分の使い方 成功者たちの時間管理15の秘訣

実業家、アスリート、成績上位の学生など、様々なタイプの成功者の時間管理法や習慣をまとめた本。

たとえば自分の時間の使い方と照らし合わせて、真似してみるのに役立ちそうな一冊です。

倒れない計画術 メンタリストDaiGo

科学的根拠あるスケジュール管理法をまとめてくれてる本。

本記事の内容を楽しめた方はきっと楽しめるはず。

SIMPLE RULES「仕事が速い人」はここまでシンプルに考える

「ゴールを少なくする方法」を様々な事例で解説している本。

MACの法則でも述べた『やることを絞る』ために役立ちます。



SNSのネタにでもどうぞ( ˘ω˘)


「好きなことで生きる」リアルな物語

 


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