科学が認めた予定の立て方: 勉強/ビジネスのタスク管理方法まとめ

たっつー
たっつー(@kaopro1)です

時間通りにタスクをこなすスケジュール管理法を調べたのでまとめます。

やりたいことはたくさんあるのに、いつも予定オーバーしてしまう時の参考にどぞッ

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上手に予定を立てるには:計画錯誤を打破すればOK

まず対策が必要なのは『計画錯誤』です。

計画錯誤とは

計画錯誤とは「自分の時間や計画を甘く見積もってしまう心理のこと

たとえば「1時間で終わるだろ」と思ってたタスクが2時間も、3時間もかかることがありますよね、あれです。

ノーベル賞も受賞した天才ダニエル・カーネマン氏ですら計画錯誤に陥ったエピソードがあるぐらいなので、どんなに優秀な人も気をつけないとハマッてしまう罠みたい。

計画錯誤を打破するには「自分を客観視する」ことが不可欠になります。

人間どうしても自分の能力を過信するバイアスが備わってるので、バイアス抜きに今の自分の能力を知る必要があるんですねぇ。

自分の行動の時間を計測する

第一にやるべきは『自分が何にどれぐらい時間をかけてるか』を知ること。

たとえば毎日YouTubeに動画投稿するなら以下のように把握します。

You Tubeに動画投稿する場合
  1. ネタ探しのために他のYou Tuberの動画探し(1時間)
  2. 良いネタを見つけたので内容をまとめる(1時間)
  3. 余計な映像を見てしまった時間(30分)
  4. カメラをセッティングする(10分)
  5. 動画撮影(1時間)
  6. 休憩(10分)
  7. 編集用パソコン立ち上げ(2分)
  8. 編集ソフト起動(2分)
  9. 動画編集(2時間)
  10. アップロード(2時間)

このように、事細かなタスク計測を最低2週間はおこなってみましょう。すると各タスクにかかってる時間の平均値が割り出せるはずです。

ちなみに自分はキッチンタイマーを3つ常備して時間を計測しノートに記録を残すようにしています。アナログメモで目標達成率が上がるとのデータもあるのでおすすめです。

ポイント
  1. 各タスクにかかっている時間を計測する
  2. 最低2週間は計測して平均値を出す
  3. ノートやアプリに時間の変化を記録する

余裕を持って時間を確保する

次に各平均時間を参考にして必要な時間を確保します。

この際スケジュールには余裕を持たせておきましょう。たとえば「ブログを1記事書く時間が平均60分」なら、前後30分(計60分)は余白にしておくのがおすすめ。

というのもガチガチにスケジュールを組むと、ちょっとした予定外の出来事で1日の予定が壊れてしまうんですよ。

たとえば宅配便がきて集中が削がれたとか、急に眠くなったとか、その程度の「予定外」で挫折感や失敗感が生まれてポッキリやる気が折れやすくなってしまうんですねぇ。自分も少し前に体験しました。

このように、1つの「予定外」を引き金に挫折が連鎖することを「どうにでもなれ効果」といいます。

「どうにでもなれ効果」は積み重ねた習慣を一日でぶっ壊す破壊力があるので警戒しておきましょう。1つの予定外が起きたあとに「今日はもういいや」と思いそうになったら気を引き締めてみてください。

ポイント
  1. スケジュールは前後に「余白」を設けておく
  2. どうにでもなれ効果に警戒する

3つの誤ったゴール設定

つづいて予定立てに欠かせない「ゴールの設定法」について。

ハーバードビジネススクール研究チームが発表した『やりがちな3つの誤ったゴール設定』をご紹介します。

明確なゴール設定はNG

ゴールを明確にしすぎると常に『到達できてない』という不満足感が募るのでモチベーションが落ちるそうな。

たとえば「学歴は東大以上」「身長は185cm以上」「年収2,000万円以上」みたいに目標値をガチガチにすると結婚相手が見つからないのと似てるかも。

「月4回は婚活パーティーに出席する」みたいに気楽な目標を掲げたほうが達成感を得やすいのでモチベを保ちやすいんでしょうねぇ。

ゴールをたくさん設定するのはNG

ゴールがたくさんありすぎると脳がパンクして労力が分散するそうな。わかるわー(笑)

「二兎を追う者は一兎をも得ず」てことわざがあるように、我々の脳はどれだけ鍛えても「4つ以上」のことを考えられないようにできてるので、やるべきことは1~3に絞ったほうが良さげ。

ショート・ターミズムはNG

ショート・ターミズムという現象にも気をつけたほうがいいとのこと。

ショート・ターミズムとは

小さなゴールを達成したらそこで満足してしまうこと

たとえばブログのネタを探して本を読んだけど「うん、賢くなったぞ(キリッ」と満足してしまい肝心のブログは書かない、みたいな。いわゆる意識高い系になっちゃう心理ですね。

小さな目標を達成したあとに「今日はガンバったから続きは明日」と思いがちな人はショート・ターミズムに陥ってるかもしれないんで警戒したほうがいいかもしれません。

ポイント
  1. ゴールはゆるく設定する
  2. ゴールは1~3つに絞る
  3. ショートターミズムに警戒する

もっとも科学根拠のある予定の立て方:MACの原則

現時点で最も科学的信憑性が高いと言われているのはアイントホーフェン工科大学がメタ分析した『MACの原則』です。

M、A、Cの3要素でゴールを設定できれば目標達成しやすくなるそうな。

M…メジャラブル(測定可能性)

数字で可視化できるゴールを設定する

たとえば
  • 1キロ痩せる
  • 売上を1ヶ月10万円増やす
  • チャンネル登録者数300人増やす

A…アクショナブル(行動可能性)

ゴールの数字に辿り着くまでのプロセスを具体的に書き込む。たとえば、

目標:1カ月で売上を10万円伸ばしたい
  1. 商品単価1万円なら10人に買ってもらう必要がある
  2. 1ヵ月で達成するには3日に1日購入してもらう必要ある
  3. セールスレター成約率1%なら100人集客すれば1本売れる
  4. つまり1日33人集客すればOK
  5. そのためにYouTubeを利用しよう

C…コンピテント(的確性)

選択に迷ったら『自分の価値観に合うかどうか』を基準にする。

人生の目的が「自由」なら
  • NG:月100万円稼げるけど1日8時間拘束される仕事
  • OK:月20万円だけど拘束時間がなく場所を選べる仕事

てことで「数値化できて」「ゴールまでの道筋がわかりやすく」「価値観に合う」ように予定を立てるのが良さそうです。

長期、中期、短期の予定の立て方

前述したMACは3パターン用意しておくと良さげです。

  • 長期予定→人生の目標
  • 中期予定→長期目標達成のため半年~一年取り組むこと
  • 短期予定→中期目標達成のための日々のスケジュール

長期予定の立て方

長期目標は人生の目的とイメージすればOK。MACの原則のC(コンピテント)ですな。

正解、不正解はないので「イライラが少ない生活」「誰かの役に立つ生活」「毎日絵を描く生活」など何でもOK。あなたの人生観で決定しましょう。

ちなみに途中で変わっても全然OK。むしろ柔軟に前言撤回する勇気をもつことを科学者たちは推奨しています。一度決めたことに固執すると時代の変化に対応できませんからねぇ。

中期予定の立て方

中期目標は長期目標を達成するために半年~一年単位で行う物事です。

例えば「自宅で自由に仕事したい!」という目標から逆算し「じゃあYouTubeで動画配信してみようか?」「いや待てよ、ブログをやってみようか?」と考えて実行していくわけですな。

「1キロ痩せたい」ならどんなダイエット方法を試すか。「漫画家になりたい」ならどんな漫画をどこにリリースするか決めて実行します。

もちろん途中で変わってOK。例えば「自宅で自由に仕事したい」というコンピテントを満たすためにYouTubeを始めたけどどうもしっくりこないならブログに切り替えてOKだし、あるいは両方試してもOK。

最もダメなのはコンピテントを忘れてしまうことです。例えば自由になりたくて始めた仕事なら「これを続けた先に自由はない」と気づいた時点で軌道修正したほうがいいのですな。

短期予定の立て方(日々のスケジュール)

短期目標は中期目標を達成するために日々達成すべき課題のことです。

例「1キロ痩せたい」→「HIITダイエットを試そう」→【日々どうやってHIITをこなす?

短期目標をこなすにはやるべきことを日々の習慣にする必要があります。例えばYouTuberになるという中期目標を叶えるには、日々動画投稿する習慣をつけなくてはいけませんね。

その方法は以前まとめてるので参考にどうぞ。

スケジュールを最適化する体内時計の心理知識

最後に体内時計に合わせて1日のスケジュールを最適化する方法をご紹介。

運動するにしても、読書するにしても、クロノタイプ(体内時計)に合った時間の方がパフォーマンスは高まることが分かっています。

ちなみに、体内時計は個々に細かく違うので以下のまとめも参考にどうぞ。

ここでは、おおよそ多くの人に当てはまる時間帯をご紹介します。

決断に向いてる時間とは

目覚めて2時間以内は脳の集中力が最も高く、生産性が高まりやすいと言われています。睡眠で回復した脳が体力マックスだからですな。

なので頭を使うタスクは脳が疲労していない午前中に行うのがベスト。例えば1日の予定を立てたり、中期、長期目標の見直しをするのもいいでしょう。

逆に頭を使う作業に向いてないのは夜。例えば午前中に15分で行えるタスクは昼にやると30分かかり、夜にやれば2時間かかると言われています。

夜はアイディアを浮かべることや午前中の復習に利用し、翌朝そのアイディアをまとめるのがいいかもしれませんね。

勉強に向いてる時間とは

人間の脳は『学習取得モード』という時間帯があり、この時間帯は新しい情報への集中力が増します。学習取得モードは2種類あり、このどちからです。

  • 午前型10:00~14:00
  • 午後型16:00~22:00

両方の時間に読書などをしてみて、しっくりくる時間帯を探してみてください。

たとえば午後型の人は新しい知識の学習は午後に行い、午前中は運動やアイディア出しに使うといいかもしれませんな。

学習に向いてない時間とは

クロノタイプの種類に関わらず、午前4:00~7:00は学習機能が著しく下がることがわかっています。

午前中の方が頭が冴えるとはいえ早すぎるのもよくないんですねー。

集中力が低下する時間とは

個人差はありますが21:00~23:00は脳が緩和モードに入り、新しい情報を取得しにくくなります。

その時間帯は集中力が低下しやすいですが、代わりに新しいアイディアが浮かびやすくなる利点もありまっせ。集中を放棄し遊ぶ時間にしつつ、アイディアに備えておくといいかもです。

てことで以上です。では、ばいびー♥

一歩さきをゆくタスク管理術が身につく書籍3選

最後に恒例の、おすすめ書籍コーナー。

今回は「タスク管理(スケジュール管理)」の方法を学べる本をピックアップ。

1440分の使い方 成功者たちの時間管理15の秘訣

実業家、アスリート、成績上位の学生など、様々なタイプの成功者の時間管理法や習慣をまとめた本。

たとえば自分の時間の使い方と照らし合わせて、真似してみるのに役立ちそうな一冊です。

倒れない計画術 メンタリストDaiGo

科学的根拠あるスケジュール管理法をまとめてくれてる本。

本記事の内容を楽しめた方はきっと楽しめるはず。

SIMPLE RULES「仕事が速い人」はここまでシンプルに考える

「ゴールを少なくする方法」を様々な事例で解説している本。

MACの法則でも述べた『やることを絞る』ために役立ちます。

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